8 principes pour automatiser la relance de vos factures impayées

Selon une enquête de l’AFDCC réalisée en 2015, 40% des entreprises estiment que les retards de paiement entravent leur croissance et 31% pensent que ces retards menacent même leur survie. C’est dire l’importance de ce sujet : l’amélioration des méthodes de recouvrement et la diminution du DSO (Days Sales Outstanding) restent prioritaires pour des nombreuses entreprises.

Dans le même temps, on peut se réjouir de noter ces dernières années avec l’Altares une diminution des retards de paiement dans l’Hexagone. Début 2015, le retard moyen de règlement des factures fournisseurs était de 13,6 jours. Début 2017, ce chiffre est tombé pour la première fois depuis 20 ans sous la barre des 11 jours (10,93 jours).

Plusieurs éléments peuvent expliquer cette amélioration (nouvelles législations, reprise économique, etc). Mais l’automatisation de plus en plus poussée des relances, qui va de pair avec le processus de transformation digitale actuelle des entreprises, est un élément central constitutif de cette amélioration. Chez MonAgentDeRecouvrement.fr, nos méthodes de travail sont, depuis de nombreuses années déjà, basées sur les relances téléphoniques et l’automatisation des relances écrites (papier, email, et sms). Nous avons choisi dans cet article de vous livrer huit principes qui doivent vous guider dans la mise en place d’une automatisation optimale de vos relances d’impayés.

 


Table des matières :

Principe n°1 : Avant d’automatiser vos relances, automatisez l’envoi de vos factures
Principe n°2 : Viser une clarté maximum dans le processus de facturation
Principe n°3 : La transparence au cœur de l’automatisation des relances
Principe n°4 : Un processus de relances automatisées adapté à chaque situation
Principe n°5 : Vos clients savent qu’ils vont être relancés
Principe n°6 : L’automatisation des relances fait gagner du temps à tout le monde
Principe n°7 : Automatisez aussi vos relances téléphoniques d’impayés
Principe n°8 : Internaliser ou externaliser son recouvrement de créances


 

Principe n°1 : Avant d’automatiser vos relances, automatisez l’envoi de vos factures

Il est certes plus simple de rejeter la faute sur son client fournisseur lorsque celui-ci paye ses factures en retard, mais il est certainement plus juste de se poser d’abord la question suivante : ai-je de mon côté tout mis en place en amont pour l’informer correctement des échéances et modalités de paiement ?

De nombreuses entreprises, particulièrement les TPE et PME ont tendance à envoyer leurs factures tardivement et se montrent imprécises sur les échéances. En automatisant ce processus (votre client fournisseur reçoit un récapitulatif des sommes dues et leur échéance), l’entreprise fait acte de prévoyance et se prémunit déjà contre les éventuels retards de paiement.

Autre raison d’agir de la sorte : envoyer ses factures au bon moment (dès la fin de la prestation par exemple) permet de mieux personnaliser la relation client et donne une image plus sérieuse de votre entreprise.

 

Principe n°2 : Viser une clarté maximum dans le processus de facturation

Toujours à l’étape de la facturation, avant que les éventuels impayés surviennent, tâchez d’être aussi clair et efficace que possible. Cela passe par l’automatisation de l’envoi des factures mais pas seulement. Vos factures et vos processus de paiement eux-mêmes doivent être pensés pour éviter autant que possible d’apporter de la confusion chez vos clients.

De nombreux écueils peuvent être évités grâce à l’automatisation : l’oubli de pièces jointes dans les emails (facture, RIB, etc.), l’indication d’un ordre de chèque erroné, etc. De la même manière, permettre à vos clients de régler directement en ligne leur fera gagner du temps (attention à avoir un outil de paiement en ligne bien pensé !) et ils s’en souviendront s’ils ont de nouveau à faire appel à vous.

 

Principe n°3 : La transparence au cœur de l’automatisation des relances

Les actions de relances effectuées manuellement sont par définition sujettes à erreur, à oubli et surtout difficilement traçables. Votre collègue absent aujourd’hui a-t-il ou non envoyé le 2ème email de relance à tel client hier ? A-t-il oublié de l’envoyer ou simplement de l’indiquer dans le CRM ? Ou peut-être l’a-t-il appelé directement mais vous n’en avez pas trace..

Reposer sur un système de relances automatiques permet d’éviter la plupart des confusions de ce type en donnant à chacun accès à la liste des actions qui ont été entreprises et de vérifier la portée de ces actions. Tel email est parti à J+5, tel autre à J+15, un appel préprogrammé à eu lieu à J+20, etc. Ces informations sont partagées avec l’ensemble des services concernés ce qui permet également de gagner du temps en évitant les questions-réponses par email.

 

Principe n°4 : Un processus de relances automatisées adapté à chaque situation

Un logiciel de recouvrement efficace vous permettra de créer des scénarios de relance différents suivant la typologie de vos clients. Si l’un de vos client est un bon payeur, vous n’avez peut-être pas envie de lui envoyer les mêmes relances que s’il s’agit d’un client connu de vous pour être toujours très en retard dans ses paiements. Idem, s’il s’agit d’un grand compte réglant ses factures habituellement à 60 jours, aucun besoin de le relancer avant ce terme.

Mettre en places des scénarios adaptés sera à la fois apprécié de vos clients qui recevront une communication optimale et à la fois plus efficace dans le recouvrement des créances de vos différentes typologies de clients. Autre exemple : si un client vous a averti qu’il sera en retard sur un paiement car il est lui-même en attente d’un règlement de son côté, vous devez pouvoir adapter votre scénario de relance pour prendre en compte ce nouvel élément. De la même façon, vous pouvez imaginer adapter les scénarios de relance en fonction de tous les éléments qui vous paraissent opportuns : données financières apportées par des outils comme Creditsafe, montant de la facture, importance du client pour votre entreprise, événement exceptionnel, etc.

 

Principe n°5 : Vos clients savent qu’ils vont être relancés

Aujourd’hui encore, une facture sur deux est payée en retard en France. Cela représente 16 milliards d’euros absents de la trésorerie des entreprises françaises.

Grâce à l’instauration d’un processus automatisé de relances, vos clients sont relancés de manière systématique dès lors qu’ils accusent un retard de paiement. Consciemment ou inconsciemment, cette habitude va pousser la plupart à régler leurs factures dans les temps et à vous payer en priorité.

 

Principe n°6 : L’automatisation des relances fait gagner du temps à tout le monde

En France, environ 50% des entreprises continuent de gérer leurs encours clients de manière manuelle. Pourtant, automatiser et simplifier le processus de relance et de règlement présente de nombreux avantages pour vos clients débiteurs et pour vous.

Vos clients reçoivent des relances qui sont optimales en fonction de leur situation. Vous leur épargnez les relances téléphoniques impromptues à J+5 alors même qu’ils règlent régulièrement à J+10. De la même manière, un email envoyé avec un lien de paiement en ligne personnalisé leur facilite la tâche et évite les manipulations fastidieuses au moment du règlement.

De votre côté, automatiser vos processus permet de replacer les employés habituellement affectés aux relances sur des tâches à plus fortes valeurs ajoutées. On considère qu’une équipe chargée du recouvrement passe environ 30% de son temps à faire le suivi des dossiers et à prioriser les différentes tâches. Autant de temps qui peut être gagné grâce à l’automatisation.

Même si vous êtes une toute petite entreprise et que vous ne passez « que » quelques heures par mois et gérer votre recouvrement et effectuer les rapprochements bancaires, le temps passé à la configuration de l’automatisation de ces tâches sera amortis en un ou deux mois. Les logiciels de recouvrement experts sont aujourd’hui peu coûteux et seront également un investissement rapidement amorti.

 

Principe n°7 : Automatisez aussi vos relances téléphoniques d’impayés

On associe souvent l’automatisation des relances d’impayés avec l’envoi d’emails. Effectivement, la plupart des logiciels de gestion de créances incluent la possibilité d’envoyer automatiquement tel ou tel email aux clients en fonction de scénarios prédéterminés.

Mais il faut savoir que la plupart du temps, ces logiciels vous permettent aussi de programmer les rappels téléphoniques. Ainsi, automatisation des relances et recouvrement téléphonique ne sont pas antagonistes. La programmation des rappels doit permettre de simplifier la vie de l’équipe responsable du recouvrement de créances tout en s’assurant de maintenir une pression adaptée sur les clients.

 

Principe n°8 : Internaliser ou externaliser son recouvrement de créances

Devant ce défi de l’automatisation des relances, les entreprises peuvent choisir de conserver la gestion de leurs impayés en interne ou d’externaliser toute ou partie du recouvrement de créances. Les deux options peuvent être pertinentes.

Faire gérer son recouvrement par une équipe dédiée permet à l’entreprise d’effectuer l’ensemble du processus en interne. Aujourd’hui, les logiciels de recouvrement accessibles permettent aux organisations de faire évoluer leur département recouvrement et gagner en efficacité. La contrainte principale est de configurer correctement l’outil et d’imaginer des scénarios de relances adaptés à la réalité.

A contrario, passer par une société de recouvrement permet de bénéficier de leur expertise et de process automatisés qui sont bien construits et adaptés à vos contraintes. Les sociétés de recouvrement sérieux utilisent tous aujourd’hui des outils leur permettant d’automatiser le maximum de tâches.

Entre ces deux options, vous pouvez également faire appel à des services comme MonAgentdeRecouvrement.fr qui met à votre disposition un ou plusieurs agents de recouvrements externalisés afin d’apporter du support à vos équipes lors de certains pics d’activité par exemple. Ces agents vont appliquer les processus en place dans votre entreprise mais pourront également vous apporter conseil sur la manière d’optimiser certaines tâches faciles à automatiser. Toutes les relances sont réalisées en marque blanche.

En conclusion

Nous sommes collectivement entrés depuis une dizaine d’années dans l’ère de la transformation numérique. Cette digitalisation des activités touchent aujourd’hui l’ensemble des entreprises, des plus grandes aux TPE. Quelques très grandes entreprises n’ont d’ailleurs pas réussi à suivre le rythme : Toys’R’us, Kodak, etc.

Cette digitalisation est aujourd’hui au cœur de toutes les stratégies et sur tous les secteurs, les entreprises ont fort à redouter d’être dépassés par des nouveaux arrivants : les start-ups digital natives notamment (entreprises nées avec internet et digitales dès leurs création).

L’automatisation des tâches chronophages, dont une partie des process du recouvrement, fait partie de cette tendance à la digitalisation. Il n’est donc pas anodin de se lancer dans l’automatisation du traitement de vos impayés, c’est peut être ce qui fera toute la différence avec vos concurrents.

Monagentderecouvrement.fr met à votre disposition des agents de recouvrement dédiés et spécialement formés aux techniques des relances téléphoniques. Découvrez comment nos agents de recouvrement peuvent vous aider ainsi que le tarif d’un agent de recouvrement dédié. Contactez-nous au 0232716080 pour toute question.